Hans-Gerd Hebinck erläutert die Umsetzung von Whistleblower im Dentallabor
„Unternehmen mit 50 bis 250 Beschäftigten müssen die Umsetzung bis zum 17. Dezember 2023
durchführen,“ erläutert Dipl.-Betriebswirt Hans-Gerd Hebinck, „so sieht es das Gesetz vor.“ Gezählt
wird nach Köpfen. Aushilfen und Azubis zählen also hier auch mit 1. Jedes Dentallabor und auch
Unternehmen aus der Dentalindustrie und dem Dentalhandel müssen eine Meldestelle einrichten,
wenn die Mitarbeiterzahl erfüllt wird. Dentallabore mit weniger als 50 Mitarbeitern haben die
Möglichkeit der freiwilligen Einrichtung eines eigenen Meldesystems. Dipl.-Betriebswirt und
Branchenexperte Hans-Gerd Hebinck: „Das kann auch sinnvoll sein. Weil die Mitarbeiter:innen dieser
Organisationen auch Meldungen abgeben können. Bei Nichtvorhandensein eines internen
Meldesystems wenden sie sich dann an die externe Meldestelle beim Bundesjustizministerium.“
Das Wichtigste zuerst: Was ist zu tun und welche Lösungen gibt es?
Es muss ein Meldesystem eingerichtet werden. Dafür wird allen Hinweisgebern ein Meldekanal rund
um die Uhr zur Verfügung gestellt.
Lösungen für Meldekanäle
1.Lösung über die eigene Webseite über eine neue Unterseite „Hinweisgeber
“. Das ist im
Prinzip eine ähnliche Rubrik wie das Impressum oder die Seite Datenschutz. Für die
Umsetzung eignen sich selbst programmierte Online-Formulare, E-Mail-Lösungen oder die
Einbindung von Code-Schnipseln von professionellen Software-as-Service-Tools. Diese
Lösung wird die große Mehrzahl der betroffenen Dentallabore wählen, weil die Umsetzung
einfach ist und minimal Kosten entstehen. Informationen stehen u.a. auf dem von den
Branchenspezialisten Diplom-Informatiker Karsten Schulz und Hans-Gerd Hebinck
eingerichteten und auf die Belange von Zahnarztpraxen und Dentallaboren zugeschnittenen
Meldeportal: https://hinweisgeber-meldeportal.dental
2. Outsourcing
an einen externen Dienstleister mit IT-Meldeplattform und/oder Callcenter:
Wird bei Dentallaboren eher selten genutzt werden, weil diese Vorgehensweise sehr
kostenintensiv im Verhältnis zu den zu erwartenden Meldungen ist.
3. Briefkasten
: Dieser müsste im Außenbereich zugänglich sein, damit auch
Unternehmensexterne oder Mitarbeiter nach Feierabend oder während einer
Krankheitsphase jederzeit Zugang zum Meldesystem haben. Wird vermutlich eher selten als
Lösung gewählt werden, weil die räumlichen Möglichkeiten nicht vorhanden sind.
4. Anrufbeantwortersystem
: Dafür wird eine eigene Rufnummer eingerichtet, die regelmäßig
betreut wird. Denkbar ist diese Lösung, bisher planen jedoch kaum Unternehmen diesen
Meldeweg. Diese Lösung eignet sich eher für große Unternehmen und Konzerne als
zusätzliche Möglichkeit zum Online-Meldeweg.
5. Einrichtung einer gemeinsamen Meldestelle
. Mehrere Unternehmen richten eine
gemeinsame Meldestelle ein, z. B. Verbände, Einkaufsgemeinschaften, etc. Vorteil: Kosten
sparen mit einer gleichzeitig fachlich und technisch guten Lösung, Nachteil:
Geschäftsführungen möchten womöglich nicht, dass Meldungen über Rechtsverfehlungen
„außer Haus“ gehen.
Wer kann Hinweise melden?
Hinweisgeber (Whistleblower) eines Unternehmens können alle sein: Mitarbeiter (auch Azubis,
Praktikanten, Teilzeitkräfte), Geschäftspartner, Lieferanten oder Dienstleister. Allerdings muss stets
ein Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit bestehen. Eine rein private Informationserlangung
fällt nicht unter den Whistleblower-Schutz.
Der Hinweisgeber kann auswählen zwischen der internen Meldestelle des Unternehmens und einer
staatlich eingerichteten Meldestelle. Der Hinweisgeber soll (Empfehlung) aber zunächst die interne
Meldestelle des Unternehmens bevorzugen.
Achtung
: Unternehmen sind aber auch vor einem Missbrauch der Meldestelle geschützt: Wenn ein
Hinweisgeber vorsätzlich oder grob fahrlässigen Meldungen von unrichtiger Information und
unwahren Behauptungen abgibt, so ist er zu Schadenersatz verpflichtet, der aufgrund der
Falschmeldung eingetreten ist.
Was kann gemeldet werden?
– Verstöße gegen Strafvorschriften nach deutschem Recht, z. B. Steuerrecht
– Verstöße, die mit einem Bußgeld bedroht sind (also Ordnungswidrigkeiten), z. B. Arbeits- und
Gesundheitsschutz, Mindestlohngesetz
– Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder, die zur Umsetzung
bestimmter europäischer Regelungen getroffen wurden, z. B. Regelungen zur Bekämpfung
von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Vorgaben zur Produktsicherheit, Vorgaben zur
Verkehrssicherheit, Vorgaben zur Beförderung gefährlicher Güter, Vorgaben zum Umwelt-
und Strahlenschutz, Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Qualitäts- und
Sicherheitsstandards bei Arzneimitteln und Medizinprodukten, Regelungen des
Verbraucherschutzes, Regelungen des Datenschutzes und der Sicherheit in der
Informationstechnik, Regelungen des Vergaberechts, Regelungen zur Rechnungslegung bei
Kapitalgesellschaften, Regelungen im Bereich des Wettbewerbsrechts etc.
Fazit/Empfehlung von Hans-Gerd Hebinck:
„Bei Zahnarztpraxen und Dentallaboren werden
voraussichtlich alleine schon auf Grund der Unternehmensgrößen, aber auch aufgrund der Branche,
nur wenige Meldungen eingehen. Panik ist also nicht angesagt.“
Nichts tun, ist auch keine gute Lösung. Warum? Jeder Melder (Hinweisgeber) kann sich
selbstverständlich auch an die externe Meldestelle des Bundes (beim Justizministerium) wenden.
Diese wird die Meldung immer bearbeiten und feststellen, dass die Einrichtung einer internen
Meldestelle beim betroffenen Unternehmen versäumt wurde. Bußgelder sind dann sehr
wahrscheinlich. Wie hoch diese bei Unternehmen bis 250 Mitarbeitern sein werden, kann noch
niemand seriös vorhersagen. Im Gesetz steht „Geldbuße von bis zu 20.000 Euro“. Dabei wird sich
eine Aufsichtsbehörde mit hoher Wahrscheinlichkeit an der Art des Verstoßes und an der Größe des
Unternehmens orientieren. „Lassen Sie sich daher nicht verunsichern,“ sagt Hans-Gerd Hebinck.
Die notwendigen organisatorischen und fachlichen to Do ́s sind mit überschaubarem Aufwand und
Kosten zu leisten. Dazu sind vorab einige Detailfragen zu klären, zum Beispiel im Hinblick auf die
Einrichtung des Meldesystems, der Sicherstellung der Vertraulichkeit, die Mitarbeiterkommunikation
und der Zuständigkeiten und zur Erlangung der notwendigen Fachkunde.
Hans-Gerd Hebinck: „Mit einer auf Ihre Betriebsgröße zugeschnitten Beratung bekommen Sie schnell
eine Übersicht über die notwendigen to-Do’s, erhalten die notwendige Fachkunde und wertvolle
Tipps für eine technisch gute Lösung für die Meldestelle, gesetzeskonforme und angemessene
Umsetzung der Vorgaben.“
Weitere Informationen: https://datenschutz.dental